Haldusvõlg on nähtamatu probleem, mis sööb kortermaja väärtust

Kortermajade probleemid ei alga tavaliselt suurtest kriisidest, vaid väikestest asjadest, mis unarusse jäävad. Piisab ühest tegemata jäetud otsusest, ühest edasi lükatud hooldusest või vastamata kirjast, kui kuude ja aastate jooksul koguneb kõigest nähtamatu koorem, mille mõju tuntakse siis, kui võib olla liiga hilja.

VAU Haldus

Kortermaja Madli tänaval.

Korteriühistute igapäevases juhtimises kiputakse keskenduma kuludele ja arvetele, kuid vähem pööratakse tähelepanu sellele, kas maja tegelikult toimib nii, nagu peaks. Just see on koht, kus tekib haldusvõlg. VAU Halduse haldusjuht Alex Talisainen peab seda üheks kõige alahinnatumaks probleemiks kinnisvara haldamisel.

“Haldusvõlg pole rahaline võlgnevus korteriomanike ja ühistu vahel, vaid pigem tegemata tööde ja puuduliku juhtimise kuhjumine,” selgitab ta. “See on probleem, mis ei paista kohe välja, kuid mille tagajärjed võivad olla väga kulukad.”

Kuidas haldusvõlg üldse tekib?

Haldusvõlg tekib peamiselt kolmel põhjusel.

Sageli jäävad vajalikud teenused tellimata, sest ühistul puudub teadmine või pädevus kõigi vajalike tegevuste katmiseks.

Teine levinud probleem on kontrolli puudumine ehk teenused on justkui olemas, kuid keegi ei kontrolli täpselt, kas neid ka päriselt tehakse. “Me näeme olukordi, kus hoolduspäevikuid täidetakse tagantjärele, ilma et oleks reaalset kinnitust tööde tegemise kohta,” kirjeldab Talisainen.

Kolmandaks jäävad ellu viimata üldkoosolekul tehtud otsused, mis paberil küll kenasti eksisteerivad, kuid praktikas ei realiseeru.

Kui elanike pöördumised kaovad halduri e-postkasti ja keegi ei tea, mis seisus mingi teema on, on see selge märk süsteemi puudumisest.

VAU Halduse haldusjuht Alex Talisainen

Ohumärgid, mida tihti ignoreeritakse

Kõige ohtlikum on see, et haldusvõlal on kombeks tekkida vaikselt ja märkamatult. Tihti annab sellest märku hoopis fookuse paigast nihkumine.

“Ühistus tegeletakse väikeste asjadega, mis elanike heaolu suures plaanis ei mõjuta, kuid samal ajal jäävad olulised tegevused unarusse,” ütleb Talisainen.

VAU Halduse haldusjuht Alex Talisainen rõhutab suure pildi nägemise olulisust. Siis jäävad korteriühistutel ootamatud ebameeldivad olukorrad olemata.

Kui süsteem puudub, puudub ka ülevaade

Ohumärke, et majas haldus ei toimi, on mitmeid. Näiteks olukord, kus hooldustöid dokumenteeritakse endiselt paberil, mis võib tähendada, et kirjed täidetakse hiljem ja tegelik töö võib olla tegemata. Samuti viitavad probleemidele vigased kuluarvestused, kus näiteks elektriarvestid ei tööta ja arveid esitatakse prognoosi alusel.

“Kui elanike pöördumised kaovad halduri e-postkasti ja keegi ei tea, mis seisus mingi teema on, on see selge märk süsteemi puudumisest,” lisab VAU Halduse haldusjuht.

Veelgi sügavam haldusvõlg tuleb sageli välja alles siis, kui asutakse maja auditit tegema ning avastatakse, et tegemata töid on kogunenud hulganisti.

Garantiiperioodi ei tohi maha magada

Eriti kriitiline on halduse kvaliteet uutes majades, kus mängus on garantiiperiood. “Esimese kahe aasta jooksul peab arendaja tõendama, et viga ei eksisteerinud ehitise valmimise hetkel. Pärast seda jääb see kohustus juba ühistule,” selgitab Talisainen olukorda. See tähendab seda, et kui probleemidega ei tegeleta õigeaegselt, võivad elanikud hiljem kõik kulud ise kanda.

“Kui haldur ei halda garantiimuresid süsteemselt ja õigeaegselt, võib see tähendada kümnete tuhandete eurode suurust lisakulu elanikele,” sõnab Alex Talisainen.

Just seepärast peab uue maja puhul kohe alguses tehnosüsteemide hooldama vastavalt kasutus- ja hooldusjuhendile ning suunama tuvastatud probleemid arendajale lahendamiseks enne garantii lõppu.

Odav haldus võib lõpuks kalliks maksma minna

Suurimaks veaks on see, kui kortermajale haldurit otsima asudes kõige odavam teenusepakkuja valitakse.

Talisainen toob näitena kortermaja, kus valiti kõige soodsam haldusteenuse pakkuja, kes oli ühtlasi ka hoone valitseja. Juba ühe aastaga kujunes seal välja tõsine probleemide ring – garantiiküsimustega ei tegeletud põhjalikult, majanduskava puudus sootuks ning haldusfirma esitas lepingu lõppedes kooskõlastamata arveid.

Uueks halduriks kaasati VAU Haldus, kel kulus neli kuud intensiivset tööd, et viia maja tagasi toimivale tasemele.

VAU Halduse näol on meil nüüd päriselt partner, mitte lihtsalt teenusepakkuja

“Tegelikult hakkasid probleemid ilmnema juba esimestel nädalatel pärast majja kolimist – lihtsad asjad, nagu prügivedu, ei toiminud ning kokkulepetest ei peetud kinni. Aja jooksul lisandus terve rida muresid: tegemata tööd, omavoliliselt tellitud teenused ning isegi elutähtsad süsteemid, nagu automaatne tulekahjusignalisatsioon, jäid õigel ajal hooldamata ja kontrollimata. Meil tekkis tunne, et halduril puudub reaalne ülevaade maja toimimisest ja huvi selle käekäigu vastu,” meenutab Siim Uusma, Madli 1 KÜ juhatuse liige, probleemseid aegu, mil majas toimuvast ülevaade praktiliselt puudus.

VAU Haldus, kellega täna koostööd tehakse, eristub Siim Uusma sõnul eelkõige oma tööpõhimõtete poolest. “Nad ei paku teenuseid ise, vaid leiavad turult parima lahenduse ning kontrollivad selle kvaliteeti. Meil on olemas läbipaistvus, kontroll ja kindlus, et kokkulepetest peetakse kinni. Suhtumine on olnud sama pühendunud nii alguses kui ka igapäevases töös. Tunneme, et meil on päriselt partner, mitte lihtsalt teenusepakkuja.“

Kui haldur ei halda garantiimuresid süsteemselt ja õigeaegselt, võib see tähendada kümnete tuhandete eurode suurust lisakulu elanikele.

VAU Halduse haldusjuht Alex Talisainen

Probleeme põhjustab sageli ka huvide konflikt

Probleeme süvendab ka Eesti turul valitsev loogika, kus haldusteenus on muutunud mahuäriks ning hinnasurve sunnib haldureid võtma enda kanda liiga palju maju. “Kui halduril on 30–40 objekti, tähendab see, et ühe maja jaoks jääb tal olematult vähe aega,” kirjeldab ta ning lisab, et sageli tekib lisaks ka huvide konflikt, kui sama ettevõte pakub nii haldust kui ka hooldus- ning heakorrateenuseid. “Sellisel juhul on halduril väga keeruline olla tellija esindaja ja samal ajal kontrollida omaenda ettevõtte tööd,” märgib Talisainen.

Digitaalne haldus hoiab kõike kontrolli all

VAU Halduses lähenetakse selle probleemile teisiti, keskendudes puhtalt haldusjuhtimisele ning vältides lisateenuste vahendamist. Olulisel kohal on digitaalne töökorraldus, mis loob läbipaistvuse nii juhatusele kui elanikele. “Digitaalne hoolduspäevik annab kindluse, et tööd on päriselt tehtud, mitte lihtsalt kuskile kirja pandud,” selgitab Talisainen. Samuti on oluline see, et kogu info talletub ühte süsteemi ning ei kao koos halduri vahetumisega.

Kõik elanike pöördumised registreeritakse platvormil ning iga mure lahendamine on jälgitav. See võimaldab mõõta ka reageerimise kiirust ja tagada, et ükski küsimus ei jääks kahe silma vahele.

Hea haldus algab õigetest valikutest

Haldusvõlast vabanemine algab Talisaineni sõnul ausast olukorra hindamisest. Esimene samm on vaadata üle teenuslepingud ja veenduda, et need vastavad tegelikele vajadustele. Sama oluline on valida partner, kes tegutseb selgelt tellija huvides. “Haldusjuht peaks olema ühistu esindaja, mitte teenuste müüja,” rõhutab Talisainen.

Uue halduspartneriga alustades peaks esimene kvartal kuluma süsteemsele ülevaatusele. See on aeg, kus tehakse esmane ülevaade, kaardistatakse probleemid ja pannakse paika prioriteedid. “Ja ääretult oluline roll on kommunikatsioonil – regulaarne ja selge info aitab ennetada probleeme enne, kui need eskaleeruvad.”

Ilus kortermaja Madli tänaval, kus täna on tööd ja tegemised selgelt paigas ning fikseeritud.

Kas kaalud halduse väljavahetamist? Võta ühendust SIIT ja tee päring. Lisainfo [email protected]

VAU Haldus

See teema pakub huvi? Hakka neid märksõnu jälgima ja saad alati teavituse, kui sel teemal ilmub midagi uut!

Seotud lood

Sisuturundus

16.06.26, 09:56

Miks kulub kinnisvaras endiselt kolmandik tööajast info otsimisele ja kuidas seda muuta saaks?

Ehkki tehisintellekt on üha hoogsamalt sisenemas ka kinnisvarasektorisse, on täna veel selle kasutamise osas rohkem küsimusi kui vastuseid. Peamurdmist ei tekita niivõrd see, millist AI-lahendust kasutada, vaid kas ettevõtte andmed on üldse sellisel kujul olemas, et tehisintellekt neist midagi mõistlikku välja lugeda suudaks.